Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen im B2B-Bere­ich neue Anforderun­gen an Ihre Rech­nun­gen umset­zen. Was die E‑Rechnungspflicht konkret bedeutet, haben wir über­sichtlich für Sie zusam­menge­fasst. Vorneweg: Mit Insid­ers und unseren stan­dar­d­isierte Lösungen für den mod­er­nen Rech­nungsaus­tausch und eine hochef­fiziente, intel­li­gente Rech­nungsver­ar­beitung sind Sie schon jet­zt für alle Veränderungen bestens vorbereitet. 

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Die E‑Rechnungspflicht übersichtlich für Sie zusammengefasst.

• Pflicht zum Rech­nungsemp­fang für steuer­freie B2B-Umsätze offiziell ab 01.01.2025
• Ãœber­gangs­fris­ten für die Rech­nungsstel­lung bis 2028
• E‑Rechnungen müssen EN 16931 entsprechen
• PDFs & Mails sind keine E‑Rechnungen

Gesetzliche Anforderungen und Definition einer elektronischen Rechnung

 

Was ist eine E‑Rechnung?

Laut der aktuellen E‑Rechnungsverordnung ist eine elek­tro­n­is­che Rech­nung eine Rech­nung, die in einem struk­turi­erten elek­tro­n­is­chen For­mat aus­gestellt, über­mit­telt und emp­fan­gen wird. Dadurch ist eine automa­tis­che und elek­tro­n­is­che Doku­menten­ver­ar­beitung prob­lem­los möglich. E‑Rechnungen sind also immer zunächst ein­mal maschi­nen­les­bar. Insid­ers bietet Ihnen jedoch bequem die Option, einen men­schen­les­baren Sicht­be­leg zu erstellen.

Das struk­turi­erte elek­tro­n­is­che For­mat der E‑Rechnung muss der europäischen Norm für die elek­tro­n­is­che Rech­nungsstel­lung (EN 16931) und der in der EU-Richtlin­ie erlaubten Syn­tax­en entsprechen. Diese sind UBL und UN/CEFACT CII.

Der Geset­zge­ber ges­tat­tet zusätzlich aber auch, dass Rech­nungsaussteller und Rechnungsempfänger indi­vidu­ell vere­in­baren, in welchem For­mat der Rech­nungsaus­tausch zwis­chen ihnen geschieht. Voraus­set­zung für diesen Weg ist, dass das ver­wen­dete For­mat eben­falls die kor­rek­te und vollständige Extrak­tion aller nach dem UStG erforder­lichen Angaben aus der E‑Rechnung in ein For­mat ermöglicht, das wiederum der Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser inter­op­er­abel ist.

 

Und was ist keine E‑Rechnung?

Nur, weil eine Rech­nung schon jet­zt elek­tro­n­isch bei Ihnen ein­trifft oder Sie sie elek­tro­n­isch versenden, ist diese ab dem 01.01.2025 keine offizielle „Elektronische Rechnung“. Als „Sonstige Rechnungen“ gel­ten nämlich ab dem 01.01.2025 alle Rech­nun­gen in Papier­form oder in elek­tro­n­is­chen For­mat­en, die nicht den Vor­gaben von § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG entsprechen. Darunter fall­en z.B. auch PDF-Rech­nun­gen oder Emails mit Rech­nungspflich­tangaben.

Daher ist es wichtig, eine effiziente und flex­i­ble Lösung zu nutzen, die sowohl die elek­tro­n­is­chen Rech­nun­gen nach den engen geset­zlichen Vor­gaben als auch „Sonstige Rechnungen“ für Sie vollständig automa­tisiert ver­ar­beit­et. Ver­mei­den Sie ressourcenin­ten­sive hybride Streck­en und set­zen Sie auf die Insid­ers Lösung, die bei­de Wege in einem einzi­gen Sys­tem vere­int: effizient, intel­li­gent und ressourcenscho­nend.

 

Für wen gilt die E‑Rechnungspflicht?

Die E‑Rechnungspflicht bet­rifft in Deutsch­land derzeit (August 2024) neben B2G Geschäften nur Transak­tio­nen zwis­chen Unternehmen (B2B), wobei sowohl das leis­tende Unternehmen als auch der Leistungsempfänger in Deutsch­land ansässig sein müssen. Auch Gutschriften fall­en unter die E‑Rechnungspflicht.

 

Stichtag und Ãœbergangsfristen für die E‑Rechnungspflicht

Die Ein­führung der E‑Rechnung im B2B-Bere­ich wird ab dem 01.01.2025 verpflich­t­end. Für den Rech­nungsver­sand gibt es jedoch Ãœber­gangs­fris­ten gemäß § 27 Abs. 39 UStG, die es Ihnen erle­ichtern, sich auf die neuen Anforderun­gen einzustellen.

Bis zum 31.12.2026 dür­fen Sie für B2B-Umsätze von 2025 und 2026 weit­er­hin Papier­rech­nun­gen versenden. Auch PDFs, Email-Rech­nun­gen oder elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen, die nicht den neuen Vor­gaben entsprechen, sind ganz wie bish­er noch zulässig, sofern der Empfänger ein­ver­standen ist.

Bis zum 31.12.2027 dür­fen dann nur noch diejeni­gen Rech­nungsaussteller Papier­rech­nun­gen und andere nicht EN 16931-kon­forme Rech­nun­gen versenden, die einen Vor­jahre­sum­satz (Gesam­tum­satz nach § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR haben.

Ab dem 01.01.2028 sind die neuen Anforderun­gen an die E‑Rechnungen und ihre Ãœber­mit­tlungswege schließlich zwin­gend für alle einzuhal­ten.

Warten Sie also lieber nicht bis zum let­zten Moment mit Ihrer Umstel­lung auf die EU-kon­forme elek­tro­n­is­che Rech­nung und nutzen Sie mit Insid­ers schon jet­zt die zahlre­ichen Vorteile der E‑Rechnung für sich und Ihr Unternehmen.

 

Wie Insiders Technologies Ihnen helfen kann

Insid­ers Tech­nolo­gies unter­stützt alle gängigen E‑Rechnungsformate wie XRech­nung, ZUGFeRD, Fac­turX, FA(2), Fat­tura PA und mehr, und bietet Ihnen ein flex­i­bles Port­fo­lio für Ihre mod­erne Rech­nungsver­ar­beitung inklu­sive Rech­nungsver­sand und Rech­nungsemp­fang sowie eine bequeme Anbindung an die wichtig­sten Rech­nungsportale und ‑net­zw­erke wie Pep­pol.

Unsere Lösungen lassen sich naht­los in Ihre beste­hen­den Sys­teme inte­gri­eren und sor­gen für einen rei­bungslosen Ãœber­gang zur E‑Rechnung.

Wir behal­ten für Sie die rechtlichen Entwick­lun­gen im Blick und passen unser Ser­vice und unsere Pro­duk­te stets an die aktuell­sten Gegeben­heit­en an. So können Sie die E‑Rechnungspflicht als Chance nutzen und den Neuerun­gen entspan­nt ent­ge­gen­blick­en.

Unser Team ste­ht Ihnen jed­erzeit zur Ver­fü­gung, um Ihre Fra­gen zu beant­worten und Ihnen bei der Umstel­lung auf E‑Rechnungen zu helfen.

Kon­tak­tieren Sie uns für eine indi­vidu­elle Beratung und erfahren Sie, wie wir gemein­sam Ihre Rech­nung­sprozesse opti­mieren können.

 

 

Mit uns sind Sie bereit für die E‑Rechnung!