Für die inhaltliche und fach­liche Prü­fung ein­er Rech­nung durch die Mitar­bei­t­en­den in den Unternehmen ist das maschi­nen­les­bare XML-For­mat der E‑Rechnung wenig geeignet. Men­schen wollen Rech­nungs­belege in der für sie bekan­nten Form zur Prü­fung bekom­men. Ein fehlen­der Sicht­be­leg stört den Freiga­be­prozesse erhe­blich.

Selb­st wenn Sicht­belege bei der E‑Rechnung mit­geliefert wer­den, unter­schei­den sich diese in der Regel in Auf­bere­itung, Gestal­tung und Lay­out deut­lich voneinan­der und sind oft unüber­sichtlich. Die User müssen somit immer wieder das jew­eilige Rech­nungslay­out ver­ste­hen und die rel­e­van­ten Infor­ma­tio­nen zur Prü­fung entsprechend suchen – ein nicht zu unterschätzender Aufwand.

Zudem ist der ggf. mit­gelieferte Sicht­be­leg nicht rechtlich bindend und wie die Prax­is zeigt – ins­beson­dere bei ZUGFeR­D – immer wieder auch ein­mal fehler­haft. Für die Ver­ar­beitung ein­er E‑Rechnung und damit auch für eine manuelle Prü­fung und Freiga­be ist auss­chließlich der dig­i­tale Daten­satz rel­e­vant.

Zwar kann mit geeigneten Softwarelösungen – beispiel­sweise mit unser­er Lösung e‑invoice pro – geprüft wer­den, ob die Inhalte des mit­geliefer­ten PDF-Sicht­belegs mit den Dat­en des XML-Daten­satzes übere­in­stim­men, doch auf welche Weise soll dem User bei Diskrepanzen der kor­rek­te Daten­satz angezeigt wer­den?

Unsere Lösung zum umfassenden E‑Rechnungsmanagement wird daher zukün­ftig fol­gende Option bieten: unabhängig vom Ein­gangs­for­mat wird basierend auf dem XML-Daten­satz – automa­tisiert und audi­tier­bar – ein ein­heitlich­er Sicht­be­leg in PDF-Form erzeugt und für die User zur visuellen Prü­fung ange­boten.

Ein beispiel­sweise bei ZUGFeR­D mit­geliefertes PDF kann wahlweise ver­wor­fen, nach einem optionalen Abgle­ich mit dem XML-Daten­satz im Fehler­fall gemeldet oder als zusätzlicher Beleg mit­ge­führt wer­den.