Am Fre­itag ver­gan­gener Woche hat der Bun­destag das soge­nan­nte E‑Invoicing als verpflich­t­en­den Stan­dard ver­ab­schiedet. Ein Grund aufzuhorchen oder sich entspan­nt zurück­zulehnen – je nach­dem, wie Sie die fol­gen­den drei Empfehlun­gen umset­zen können.

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Das Gesetz in sein­er aktuellen Form sieht eine grundsätzliche Verpflich­tung zur elek­tro­n­is­chen Rech­nungsstel­lung ab dem 01.01.2025 vor. Es bietet zwar eine Rei­he von Ãœber­gangsregelun­gen, es ist aber unstrit­tig, dass ab dem genan­nten Datum alle inländischen, unternehmerischen Rechnungsempfänger in der Lage sein müssen, elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen nach den neuen Vor­gaben emp­fan­gen und ver­ar­beit­en zu können.

Die E‑Rechnung kommt also – nicht von heute auf mor­gen, son­dern zeitlich gestaffelt und doch in großen Schrit­ten. Im Umkehrschluss bedeutet das aber auch: Unternehmen müssen über einen lan­gen Zeitraum mit Ein­gangsrech­nun­gen in den unter­schiedlich­sten For­mat­en zurechtkom­men. Sie wer­den Rech­nun­gen auf Papi­er, als PDF per E‑Mail, per EDI und in ver­schiede­nen E‑Rechnungsformaten – aus Deutsch­land vor allem XRech­nung und ZUGFeRD – bekom­men. Da immer mehr Staat­en E‑Invoicing verpflich­t­end machen, kom­men etliche beste­hende oder geplante inter­na­tionale For­mate hinzu. Die erste Frage, die Sie sich daher stellen soll­ten, ist: Kann unsere aktuelle Lösung zur automa­tisierten Rech­nungsver­ar­beitung all diese For­mate nach ein­heitlichen Vor­gaben in einem gemein­samen Prozess effizient ver­ar­beit­en? Wenn nicht, wer­den Sie für einzelne For­mate keine – womöglich manuellen – zusätzlichen Prozesse anstoßen wollen.

Gute Tools zur automa­tisierten Ver­ar­beitung von Ein­gangsrech­nun­gen können die gängigen For­mate aus Deutsch­land wie ZUGFeRD und XRech­nung eben­so prob­lem­los ver­ar­beit­en wie beste­hende oder zukün­ftige inter­na­tionale For­mate. Dazu gehört auch eine verlässliche inhaltliche Prü­fung. So bericht­en unsere Kun­den vom Auftreten fehler­hafter E‑Rechnungen: Beispiel­sweise gibt es bei ZUGFeRD-Rech­nun­gen immer mal wieder Diskrepanzen zwis­chen den Angaben auf dem PDF-Doku­ment und im Daten­satz. Die Soft­ware­mod­ule für die Erstel­lung von E‑Rechnungen sind auf der Sender­seite noch jung und müssen sich erst ein­spie­len. Also lautet die zweite Frage: Kann unsere Lösung zur automa­tisierten Rech­nungsver­ar­beitung auch E‑Rechnungen in der Tiefe auf Plausibilität und Kor­rek­theit prüfen? Vere­in­facht gesagt: Min­destens all das, was sie heute schon prüfen, wer­den Sie in Zukun­ft auch prüfen wollen. Da durch die struk­turi­erte Ãœber­mit­tlung der Dat­en poten­zielle Lese­fehler weg­fall­en, konzen­tri­eren sich die Checks mehr auf inhaltliche Prü­fun­gen wie den Abgle­ich mit Stam­m­dat­en, Bestell­bezü­gen usw.

Schon heute spielt die Musik bei Rech­nun­gen auch in den Anhängen wie Liefer­scheinen, Mate­ri­al­prüfzeug­nis­sen oder ähnlichem. Da bieten E‑Rechnungsformate lei­der kein­er­lei Verbesserung, im Gegen­teil – sor­gen sie doch dafür, dass nun ein Teil der Dat­en in struk­turi­ert­er Form und ein weit­er­er Teil in unstruk­turi­ert­er Form als Doku­ment ver­ar­beit­et wer­den muss. Die dritte Frage lautet daher: Kann unsere Lösung zur automa­tisierten Rech­nungsver­ar­beitung neben Rech­nun­gen auch andere Ein­gangs­doku­mente effizient und sich­er ver­ar­beit­en? Denn mal ehrlich: Eine tolle Lösung für E‑Rechnungen bringt Ihnen wenig, wenn sie vor Anhängen kapit­uliert.

Wenn Sie alle drei Fra­gen fundiert mit Ja beant­worten kon­nten, beispiel­sweise, weil sie smart INVOICE von Insid­ers Tech­nolo­gies im Ein­satz haben, lehnen Sie sich entspan­nt zurück und sehen Sie dem wach­senden Aufkom­men an E‑Rechnungen fro­hen Mutes ent­ge­gen. Sie wer­den von schnellerer und qual­i­ta­tiv besser­er Ver­ar­beitung prof­i­tieren.

Wenn Sie nicht alle drei Fra­gen mit einem überzeugten Ja beant­worten kon­nten, soll­ten Sie jet­zt eine mod­erne Lösung für die automa­tisierte Rech­nungsver­ar­beitung anschaf­fen. Welche Lösungen Insid­ers Ihnen bieten kann, erläutern wir Ihnen jed­erzeit gerne in einem persönlichen Gespräch.

Die E‑Rechnung kommt und das ist auch gut so. Ob Sie sich entspan­nt zurück­lehnen können oder nicht, liegt let­ztlich an der Qualität Ihrer Lösung zur automa­tisierten Rech­nungsver­ar­beitung und damit let­ztlich auch bei Ihnen.

Bei Fra­gen rund um E‑Invoicing und Ihre poten­tielle Lösung zur Rech­nungsver­ar­beitung, kon­tak­tieren Sie uns gerne und besuchen Sie unsere Invoice-Seite.