Optimierter Rechnungsworkflow mit modernster KI

von | Jan. 6, 2023 | Blog, E‑Finance, Suc­cess Sto­ry Part­ner

Das inter­na­tionale Recy­clin­gun­ternehmen TEXAID imple­men­tiert gemein­sam mit unserem Part­ner fido GmbH & Co. KG smart INVOICE als Brück­enkopf der vollständig dig­i­tal­isierten Rech­nungsver­ar­beitung.

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Eine immense Flut an Ein­gangsrech­nun­gen auf unter­schiedlichen Kanälen und an mehreren Nieder­las­sun­gen in der Schweiz, in Deutsch­land, Österreich, Bul­gar­ien, Ungarn und den USA – das war die Her­aus­forderung, die der Recy­clingspezial­ist TEXAID meis­tern wollte.

Mit der Inte­gra­tion von smart INVOICE, der Lösung zur automa­tisierten Rech­nung­sein­gangsver­ar­beitung von Insid­ers, kon­nte der gesamte Rech­nungswork­flow nicht nur dig­i­tal­isiert, son­dern auch opti­miert wer­den, selbstverständlich über mehrere Stan­dorte hin­weg und ein­gangskanalüber­greifend.
 
Möglich macht das unsere inno­v­a­tive KI hin­ter smart INVOICE, die nach der dezen­tralen Dig­i­tal­isierung der Ein­gangs­belege die Infor­ma­tio­nen aus allen Rech­nun­gen automa­tisiert aus­li­est und die rel­e­van­ten Dat­en dann gebün­delt und struk­turi­ert an die weit­ere Ver­ar­beitungsstelle im Doku­menten­man­age­mentsys­tem M‑Files weit­er­leit­et. M‑Files informiert daraufhin die entsprechen­den Ver­ant­wortlichen und fordert diese zur Freiga­be oder Bear­beitung der Belege auf. Im let­zten Schritt erfol­gt die Ãœber­gabe an SAP Busi­ness One und gegebe­nen­falls eine Archivierung.

Ablauf der automatisierten Rechnungsprüfung

  • Die Belege wer­den beim Ein­gang an den unter­schiedlichen Stan­dorten dezen­tral dig­i­tal­isiert
  • smart INVOICE sam­melt die Infor­ma­tio­nen aus allen Rech­nun­gen im Unternehmen und stellt sie aus­ge­le­sen und struk­turi­ert zur Ver­fü­gung
  • Rel­e­van­ten Rech­nungsin­for­ma­tio­nen übergibt smart INVOICE anschließend an M‑Files.
  • Der Rech­nungswork­flow in M‑Files startet: Das Sys­tem informiert die entsprechen­den Ver­ant­wortlichen und fordert sie zur Freiga­be beziehungsweise Bear­beitung auf.
  • Anschließend Ãœer­gabe an SAP Busi­ness One und gegebe­nen­falls Archivierung

„Durch die dig­i­tale Rech­nungsver­ar­beitung sparen wir bei uns im Unternehmen viel Zeit und Kosten. Bei bis zu 200 Rech­nun­gen am Tag war es für uns sin­nvoll, den Prozess zu automa­tisieren. So haben wir keinen großen manuellen Aufwand mehr und können die freige­wor­de­nen Ressourcen ander­weit­ig nutzen.“

Herr Müller

Projektverantwortlicher, TEXAID

Im Ver­gle­ich zur klas­sis­chen, manuellen Rech­nung­sein­gangsver­ar­beitung gehören mit der tech­nol­o­gisch führen­den KI von smart INVOICE hohe Fehlerquoten und Redun­danzen in der Bear­beitung der Ver­gan­gen­heit an. Zudem prof­i­tieren TEXAID und seine Kun­den von ein­er sig­nifikan­ten Reduk­tion der Dauer des Rech­nung­sprozess­es. So wer­den dank der Inte­gra­tion von smart INVOICE in den mod­erne Rech­nungswork­flow wertvolle Ressourcen ges­part – ganz im Sinne der Nach­haltigkeit.
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