BASF automatisiert globalen P2P-Prozess in der Cloud

BASF verkürzt dank KI die Ver­ar­beitungszeit für 3,5 Mio. Ein­gangsrech­nun­gen pro Jahr um 50 Prozent und reduziert den Aufwand um 40 FTE. smart INVOICE überzeugt mit detail­liert­er Bele­gle­sung in her­vor­ra­gen­der Datenqualität, tiefer Vali­dierung und geringem Pflegeaufwand.

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Insid­ers hat für die BASF weltweit die Lösung smart INVOICE einge­führt. Damit kon­nte der Chemiekonz­ern den Purchase-to-Pay(P2P)-Prozess zur Ein­gangsrech­nungsver­ar­beitung deut­lich stärker automa­tisieren und seine Qualität weit­er steigern. Ins­ge­samt kon­nte durch die Automa­tisierung mit Kün­stlich­er Intel­li­genz die Ver­ar­beitungszeit von Rech­nun­gen mehr als hal­biert und Aufwand im Umfang von 40 Vollzeitäquivalenten (FTE) einges­part wer­den.

Jedes Jahr erre­ichen die BASF rund 3,5 Mil­lio­nen Doku­mente mit einem Gesam­tum­fang von etwa 10 Mil­lio­nen Seit­en aus mehr als 80 Ländern. Eine umfan­gre­iche Sondierung des Mark­tes führte das Unternehmen zur Lösung smart INVOICE von Insid­ers Tech­nolo­gies als Cloud Ser­vice. Bei der Auswahl war es BASF wichtig, mod­ern­ste KI für eine bestmögliche Datenex­trak­tion zu nutzen und mit Cloud Ser­vices einen schnellen Roll-out sowie eine ein­fache Skalierung zu ermöglichen. Fern­er war eine möglichst vollständig automa­tisierte und detail­lierte Bele­gle­sung und ‑vali­dierung gefordert für eine ganzheitliche Steigerung des Automa­tisierungs­grads über die gesamte Prozess­kette hin­weg.

„Unser Prozess war vom Ablauf her bere­its weit­ge­hend opti­miert. Uns war deshalb klar, dass wir für die weit­ere Steigerung der Effizienz auf neue Tech­nolo­gien aus dem Feld der Kün­stlichen Intel­li­genz set­zen müssen, um mehr Automa­tisierung zu erre­ichen.”

erläutert Rita Lam­pa­sona-Hor­nung, Head of Accounts Payable EMEA bei BASF, die Anforderun­gen an die neue Lösung. „Die intel­li­gen­ten Cloud Ser­vices von Insid­ers Tech­nolo­gies und speziell smart INVOICE für die Rech­nungsver­ar­beitung haben uns schnell mit ihrem inno­v­a­tiv­en Konzept und besten Leis­tun­gen überzeugt“.

Mit Blick auf den Jahresab­schlusster­min mussten Konzep­tion, Pla­nung, Umset­zung und der glob­ale Roll­out der Insiders-Lösung inner­halb von nur zehn Monat­en vollständig abgeschlossen wer­den. Heute arbeit­en bei BASF rund 400 Angestellte in den drei Ser­vice Hubs Cen­tern weltweit mit der Lösung. Die Bele­gle­sung wurde in Umfang und Qualität der Dat­en deut­lich verbessert, was sich in einem hohen Anteil an vollständig automa­tisiert gele­se­nen und ver­i­fizierten Dat­en niederschlägt. Die hohe Qualität führt fern­er zu einem deut­lich verbesserten Anteil an Bele­gen mit Dunkelver­ar­beitung in SAP. Ãœber das in die Lösung inte­gri­erte Busi­ness-Ana­lyt­ics-Tool smart ACT kann BASF umfan­gre­iche Nutzungs­dat­en der Lösung in ver­schiede­nen Detailtiefen auswerten und so datengetrieben den gesamten Prozess kon­tinuier­lich verbessern.

BASF ist von der Leistungsfähigkeit der Cloud Ser­vices von Insid­ers Tech­nolo­gies so überzeugt, dass bere­its weit­ere Anwen­dungs­ge­bi­ete im P2P-Prozess wie beispiel­sweise die Ver­ar­beitung von Auftragsbestätigungen und Advanced Ship­ping Noti­fi­ca­tions pilotiert wer­den.

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